Bei Lexlane hat der Schutz Ihrer Daten hohe Priorität. Mit dieser Erklärung informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Website und der Kontaktaufnahme (Teil A) sowie der Nutzung der Plattform Lexlane (Teil B), soweit wir hierfür Verantwortlicher sind.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Clayfield Services GmbH, Oderberger Str. 21, 10435 Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 285884 B), vertreten durch Niklas Lechner und Jens Christopher Hildebrandt, die den Dienst unter der Bezeichnung „Lexlane“ anbietet (nachfolgend „wir“ oder „Lexlane“). E-Mail: kontakt@lexlane.de
Teil A – Website, Kontaktaufnahme und Terminbuchung
2. Besuch unserer Website (Hosting)
Beim Aufruf der Website verarbeiten unsere Server automatisch technische Daten (Server-Logfiles), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet; die Server stehen innerhalb der EU. Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert; eine Verbindung zu Dritten findet dabei nicht statt.
3. Kontaktaufnahme, Terminbuchung und Warteliste
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, einen Termin buchen oder sich in eine Warteliste eintragen, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten, insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die geplante Anzahl von Nutzerlizenzen. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vereinbarung und Durchführung von Terminen sowie die Information über die Verfügbarkeit unseres Angebots und über neue Produktfunktionen. Für die Terminbuchung setzen wir einen Terminbuchungsdienst ein; die Durchführung des Termins kann über einen Videokonferenzdienst erfolgen. Eingehende Kontakte verwalten wir in einem Kundenverwaltungssystem (CRM).
Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, insbesondere für die Warteliste und für Informationen über neue Produktfunktionen, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine erteilte Einwilligung sowie den Erhalt von Produktinformationen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa durch eine kurze Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.
4. Cookies und Einwilligung
Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG). Alle übrigen Cookies, insbesondere für Präferenzen, Statistik und Marketing, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Für die Verwaltung Ihrer Einwilligung nutzen wir einen Consent-Dienst; welche Cookies aktuell eingesetzt werden, können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellung auf unserer Website einsehen und dort mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.
5. Empfänger
Neben dem oben genannten Hosting (Hetzner, Deutschland) setzen wir für die in Teil A beschriebenen Zwecke Dienstleister aus folgenden Kategorien ein: Terminbuchung und Videokonferenz, Kundenverwaltung (CRM) sowie Einwilligungsverwaltung. Soweit diese Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind.
6. Übermittlung in Drittländer
Grundsätzlich verarbeiten wir Daten innerhalb der EU. Soweit einzelne der in dieser Erklärung genannten Dienste Daten in ein Drittland übermitteln oder einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU zugehören, geschieht dies nur bei angemessenem Schutzniveau, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
7. Speicherdauer
Daten der Kontaktaufnahme, Terminbuchung und Warteliste löschen wir, sobald der Zweck entfällt, spätestens nach Widerruf Ihrer Einwilligung. Server- und Protokolldaten werden nur kurzzeitig zu Sicherheits- und Stabilitätszwecken verarbeitet.
Teil B – Nutzung der Plattform Lexlane
B1. Rollen und Verantwortlichkeit
Für die Inhalte, die Sie über die genutzte KI-Anwendung verarbeiten (Eingaben, Antworten, Dateien, Verlauf), ist Ihre Kanzlei Verantwortliche; wir sind insoweit Auftragsverarbeiter auf Grundlage des mit der Kanzlei geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Diese Inhalte verbleiben lokal auf Ihrem Endgerät und werden von uns nicht gespeichert. Eine Nutzung zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.
Für die nachfolgend beschriebenen Konto-, Anmelde-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten sind wir selbst Verantwortliche.
B2. Konto, Anmeldung und Nutzung
Die Anmeldung ist per E-Mail, über ein Google-Konto oder über ein Microsoft-Konto möglich; sie ist zur Nutzung des Dienstes erforderlich. Die Authentifizierung wickeln wir technisch über einen Authentifizierungsdienstleister ab. Bei Anmeldung über Google oder Microsoft übernehmen wir nur die zur Einrichtung des Zugangs erforderlichen Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse); ein Zugriff auf weitere Daten dort, etwa auf Postfach, Kalender oder Dateien, findet nicht statt. Daneben verarbeiten wir Nutzungs- und Metadaten (insbesondere die Verarbeitungsmenge in Token und Zeitstempel) zum Betrieb, zur Absicherung und zur Abrechnung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
B3. Auftragsverarbeiter der Plattform
Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Eingesetzt werden Dienstleister aus den Kategorien Hosting und Datenbank, Authentifizierung und Zugangsverwaltung, Fehlerprotokollierung und technisches Monitoring sowie Messung der Token-Nutzung zur Vorbereitung der Abrechnung (übermittelt werden dabei eine Kundenkennung und Nutzungswerte, keine Inhalte). Eine stets aktuelle, namentliche Liste dieser Auftragsverarbeiter enthält die Anlage 3 zum Auftragsverarbeitungsvertrag; sie wird Ihrer Kanzlei mit dem Vertrag zur Verfügung gestellt.
B4. Zahlungsabwicklung
Die Abwicklung von Zahlungen erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, sowie Stripe, Inc., USA). Stripe ist insoweit eigenständig Verantwortlicher und verarbeitet die Zahlungsdaten aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten. Vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontonummern speichern wir nicht selbst. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einzelheiten zur Verarbeitung durch Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.
B5. Speicherdauer der Plattformdaten
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird das Konto zunächst für drei Monate ruhend gestellt; in dieser Zeit bleiben Konto- und Guthabensdaten für eine mögliche Wiederaufnahme der Nutzung gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist löschen wir Konto- und Nutzungsdaten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Ihren Wunsch löschen wir Konto- und Nutzungsdaten bereits vor Ablauf der Ruhefrist. Abrechnungs- und Rechnungsdaten bewahren wir für die handels- und steuerrechtlichen Fristen auf.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren; für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.