zwischen dem vertragschließenden Rechtsanwalt bzw. der Kanzlei, als Verantwortlicher („Verantwortlicher“) und der Clayfield Services GmbH, Oderberger Str. 21, 10435 Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 285884 B, die den Dienst unter der Bezeichnung „Lexlane“ anbietet, als Auftragsverarbeiter („Lexlane“).
Präambel
Lexlane erbringt für den Verantwortlichen die in den Nutzungsbedingungen beschriebene Leistung und verarbeitet dabei personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten ergeben sich aus Anlage 1.
§ 1 Gegenstand, Weisungen
(1) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anlage 1. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer der Hauptleistung.
(2) Lexlane verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, sofern nicht eine Rechtsvorschrift Lexlane zur Verarbeitung verpflichtet. Dieser Vertrag und die Nutzung der Leistung über die bereitgestellten Funktionen gelten als dokumentierte Weisung. Darüber hinausgehende Einzelweisungen sind nur verbindlich, soweit sie in Textform vereinbart wurden.
(3) Lexlane informiert den Verantwortlichen, wenn eine Weisung nach ihrer Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt.
§ 2 Verantwortlichkeit des Verantwortlichen
Der Verantwortliche ist im Verhältnis der Parteien für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und seiner Weisungen allein verantwortlich. Werden gegen Lexlane Ansprüche Dritter im Zusammenhang mit der Verarbeitung geltend gemacht, stellt der Verantwortliche Lexlane frei, soweit die Ansprüche auf einem Verstoß des Verantwortlichen gegen diesen Vertrag oder geltendes Recht beruhen.
§ 3 Vertraulichkeit
Lexlane verpflichtet die zur Verarbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die berufsrechtliche Verschwiegenheit richtet sich ergänzend nach der Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger.
§ 4 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Lexlane trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Diese sind in Anlage 2 beschrieben.
(2) Lexlane darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das in Anlage 2 festgelegte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
§ 5 Unterauftragsverarbeiter
(1) Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz der in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter.
(2) Lexlane informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen der Liste, insbesondere die Hinzufügung oder den Austausch von Unterauftragsverarbeitern, mindestens 14 Tage vor dem geplanten Einsatz in Textform. Der Verantwortliche kann der Änderung aus konkreten datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb von 14 Tagen widersprechen; erfolgt kein Widerspruch, gilt die Änderung als genehmigt. Wird im Fall eines Widerspruchs kein Einvernehmen erzielt, kann jede Partei den Vertrag kündigen.
(3) Lexlane erlegt den Unterauftragsverarbeitern in Textform Datenschutzpflichten auf, die dem Schutzniveau dieses Vertrags entsprechen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und bleibt dem Verantwortlichen für deren Einhaltung verantwortlich.
(4) Die Beauftragung Dritter mit Nebenleistungen, etwa Telekommunikation, Wartung oder Benutzerunterstützung, gilt nicht als Unterauftragsverarbeitung. Lexlane stellt auch insoweit durch geeignete Vereinbarungen die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten sicher.
§ 6 Datenübermittlung in Drittländer
(1) Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der Europäischen Union statt. Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nur, soweit sie in Anlage 3 beschrieben ist oder der Verantwortliche sie durch die Nutzung einer entsprechenden Funktion veranlasst (§ 1 Absatz 2), und nur im Einklang mit Kapitel V DSGVO.
(2) Für diese Fälle stellt Lexlane geeignete Garantien sicher, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, von Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Eine Kopie der Garantien stellt Lexlane auf Anforderung zur Verfügung.
§ 7 Unterstützung des Verantwortlichen
(1) Lexlane unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen bei Anträgen betroffener Personen nach Art. 12 bis 23 DSGVO sowie bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit dies möglich und erforderlich ist.
(2) Der Verantwortliche weist Lexlane an, Anfragen betroffener Personen auf Berichtigung von Konto- oder Profildaten sowie auf Löschung des Nutzerkontos und der ausschließlich diesem zugeordneten Daten eigenständig umzusetzen, wenn die Anfrage direkt bei Lexlane eingeht und die Identität der betroffenen Person mit angemessenen Mitteln verifiziert wurde. Sonstige Anfragen betroffener Personen leitet Lexlane unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.
(3) Lexlane meldet dem Verantwortlichen eine ihr bekannt gewordene Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich in Textform. Die Meldung erfolgt auf Grundlage der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen; weitere relevante Informationen reicht Lexlane unverzüglich nach.
(4) Verursacht eine über das geschuldete Maß hinausgehende Unterstützung erheblichen Mehraufwand, vereinbaren die Parteien vorab eine angemessene zusätzliche Vergütung.
§ 8 Löschung
(1) Nach Beendigung der Hauptleistung wird das Konto des Verantwortlichen nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen zunächst für drei Monate ruhend gestellt. Nach Ablauf dieser Ruhefrist löscht Lexlane die bei ihr gespeicherten personenbezogenen Daten des Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Verlangen des Verantwortlichen löscht Lexlane die Daten bereits vor Ablauf der Ruhefrist. Dokumentation, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung dient, darf Lexlane aufbewahren.
(2) Inhaltsdaten (Eingaben, Antworten, Dateien und Gesprächsverlauf) werden von Lexlane nicht gespeichert; sie verbleiben lokal auf dem Endgerät des Verantwortlichen und unterliegen dessen eigener Löschung.
§ 9 Nachweise und Kontrollen
(1) Lexlane stellt dem Verantwortlichen auf Anforderung die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags vorhandenen Informationen zur Verfügung, insbesondere den Sicherheits- und Auswahlnachweis.
(2) Inspektionen sind zulässig, soweit der Verantwortliche einen konkreten, begründeten Verdacht eines Verstoßes darlegt oder die bereitgestellten Nachweise im Einzelfall keine angemessene Überprüfung ermöglichen. Sie erfolgen während der Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung und ohne unangemessene Beeinträchtigung des Betriebs.
(3) Lexlane darf die Offenlegung beschränken, soweit dies zum Schutz der Vertraulichkeit der Daten anderer Mandanten oder berechtigter Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse erforderlich ist. Ein beauftragter Prüfer darf kein Wettbewerber von Lexlane sein und ist zuvor zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
§ 10 Haftung, Laufzeit, Schlussbestimmungen
(1) Für die Haftung gelten die Regelungen der Nutzungsbedingungen entsprechend. Die zwingende Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
(2) Dieser Vertrag ist akzessorisch zur Hauptleistung; eine isolierte Kündigung ist ausgeschlossen. Er gilt bis zum Abschluss der Löschung fort.
(3) Bei Widersprüchen gehen in datenschutzrechtlichen Fragen die Regelungen dieses Vertrags vor. Für Änderungen dieses Vertrags gilt § 14 der Nutzungsbedingungen entsprechend. Es gilt deutsches Recht. Unwirksame Bestimmungen lassen den Vertrag im Übrigen unberührt.
Anlage 1 – Einzelheiten der Verarbeitung
Gegenstand: Bereitstellung des Zugangs zu Claude Cowork über eine von Lexlane betriebene Anbindung an Amazon Bedrock in der Europäischen Union.
Art und Zweck:
- Durchleitung der Eingaben und Ausgaben zur Vermittlung der Modellaufrufe; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher, eine Speicherung oder inhaltliche Protokollierung durch Lexlane findet nicht statt;
- Verwaltung von Konto, Authentifizierung und Zugang;
- Messung der Nutzung.
Art der personenbezogenen Daten:
- Inhaltsdaten der Eingaben und Ausgaben, die personenbezogene Daten von Mandanten oder Dritten enthalten können (flüchtig, nicht gespeichert);
- Konto- und Anmeldedaten des Verantwortlichen und seiner Nutzer (insbesondere Name, E-Mail-Adresse);
- Nutzungs- und Metadaten (Nutzer- und Organisationskennung, verwendetes Modell, Status, Latenz, Tokenzahl, Zeitstempel).
Kategorien betroffener Personen: der Verantwortliche und seine Nutzer; Mandanten und sonstige Dritte, deren Daten in Eingaben enthalten sind.
Dauer: für die Laufzeit der Hauptleistung.
Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden von Lexlane in Übereinstimmung mit Art. 32 DSGVO umgesetzt und entsprechend dem Stand der Technik kontinuierlich weiterentwickelt; das in dieser Anlage insgesamt festgelegte Schutzniveau wird dabei nicht unterschritten. Externe Zertifizierungen liegen derzeit noch nicht vor.
1. Datenminimierung durch Architektur. Inhaltsdaten (Eingaben, Antworten, Dateien und Gesprächsverläufe) werden von Lexlane nicht gespeichert. Sie verbleiben lokal auf dem Endgerät des Verantwortlichen und durchlaufen die Infrastruktur ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage. Die inhaltsbezogene Erfassung von Anfragen ist im Produktionscode deaktiviert; ihre Aktivierung ist auf den privilegierten Zugang beschränkt. Im Produktivbetrieb nehmen Mitarbeiter von Lexlane keine Inhalte zur Kenntnis. Bei Lexlane gespeichert werden ausschließlich Konto-, Konfigurations- und Nutzungsdaten.
2. Physische Sicherheit. Die gesamte Verarbeitung erfolgt in zertifizierten Rechenzentren (AWS, Region Frankfurt; Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein; jeweils ISO 27001). Die physische Sicherheit dieser Rechenzentren, insbesondere Zutrittskontrolle, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimatisierung, Brandschutz und redundante Systeme, wird durch die Betreiber gewährleistet und ist durch deren Zertifizierungen nachgewiesen. Lexlane betreibt keine eigenen Server und speichert Kundendaten nicht auf eigenen Datenträgern.
3. Zugriffs- und Berechtigungsmanagement
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Mehr-Faktor-Authentifizierung | für administrative und privilegierte Zugänge erzwungen |
| Passwortrichtlinie | starke Passwörter, technisch durchgesetzt über den Authentifizierungsdienst |
| Rollenbasierte Zugriffe | Rechtevergabe nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe; Mindestanzahl an Administratoren |
| Mandantenbezogene Autorisierung | jeder Zugriff wird anhand der Organisationszugehörigkeit autorisiert; organisationsübergreifende Zugriffe sind ausgeschlossen |
| Protokollierung | administrative Zugriffe und Konfigurationsänderungen werden über individuelle Benutzerkonten protokolliert (Audit-Trails); keine Sammelkonten |
| Sitzungssicherheit | automatische Sperrung inaktiver Sitzungen |
| Regelmäßige Überprüfung | Zugriffsberechtigungen werden mindestens jährlich überprüft |
4. Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Übertragung | Transportverschlüsselung sämtlicher Verbindungen (TLS 1.3) |
| Ruhezustand | Verschlüsselung der gespeicherten Konto-, Konfigurations- und Nutzungsdaten sowie der Sicherungskopien nach dem Stand der Technik |
| Schlüssel und Geheimnisse | zentrale, zugriffsbeschränkte Verwaltung von Zugangsschlüsseln und Geheimnissen über die Dienste der Cloud-Infrastruktur |
5. Trennung
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Mandantentrennung | logische Trennung der Kanzleien; jeder Zugriff wird anhand der Organisationszugehörigkeit autorisiert |
| Umgebungstrennung | getrennte Produktions- und Testumgebung mit jeweils eigenen Zugangsdaten; keine Verarbeitung von Kundendaten in der Testumgebung |
6. Netzwerk- und Systemsicherheit
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Absicherung des Eingangspunkts | Load Balancer mit Web Application Firewall (WAF); das Gateway läuft in privaten Subnetzen einer eigenen virtuellen Cloud-Umgebung (VPC) |
| Schutz vor Überlastungsangriffen | DDoS-Basisschutz der Cloud-Infrastruktur |
| Keine inhaltsbezogene Protokollierung | die Erfassung von Anfrageinhalten ist im Produktionscode deaktiviert (Ziffer 1) |
| E-Mail-Sicherheit | Spam- und Schadsoftware-Filter des E-Mail-Anbieters (Google Workspace) |
7. Sichere Softwareentwicklung
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Versionskontrolle | der gesamte Quellcode steht unter Versionskontrolle |
| Freigabeprozess | Änderungen durchlaufen vor Produktivstellung einen strukturierten Freigabeprozess (automatisierte Tests, Freigabe über die getrennte Testumgebung) |
| Schwachstellenprüfung | automatisiertes Prüfen der eingesetzten Softwareabhängigkeiten auf bekannte Schwachstellen |
8. Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Redundanz | Betrieb in redundanten, zertifizierten Rechenzentren; Verfügbarkeitszusagen der Infrastrukturanbieter |
| Sicherungen | regelmäßige automatisierte, verschlüsselte Sicherungen der Konto-, Konfigurations- und Nutzungsdatenbank; dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren |
| Überwachung | Überwachung der Betriebsfähigkeit mit automatischer Benachrichtigung bei Störungen (ohne Inhaltsdaten) |
| Notfallvorsorge | Notfallplan mit Zuständigkeiten und Eskalationswegen |
9. Organisation und regelmäßige Überprüfung
| Maßnahme | Umsetzung bei Lexlane |
|---|---|
| Verpflichtung der Mitarbeiter | alle Mitarbeiter sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet und ergänzend nach § 203 StGB belehrt |
| Schulung | regelmäßige Schulung zu Datenschutz und Informationssicherheit |
| Sicherheitsvorfälle | dokumentierter Prozess zur Erkennung, Meldung an den Verantwortlichen und Nachverfolgung von Sicherheitsvorfällen; Möglichkeit zur sofortigen Sperrung kompromittierter Konten und Zugriffsschlüssel |
| Wirksamkeitskontrolle | Überprüfung der Maßnahmen dieser Anlage mindestens jährlich |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | wird durchgeführt, soweit erforderlich |
| Unterauftragsverarbeiter | sorgfältige Auswahl, Abschluss der erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge bzw. Standardvertragsklauseln, Sicherstellung der Löschung nach Vertragsende |
Anlage 3 – Unterauftragsverarbeiter
| Unterauftragsverarbeiter | Leistung | Inhaltszugang | Ort der Verarbeitung | Übermittlungsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock) | flüchtige Modellverarbeitung | ja, flüchtig, keine Speicherung | ausschließlich EU (Frankfurt, eu-central-1) | kein Drittlandtransfer |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Bedrock AgentCore, Websuche) | optionale Websuche | ja, flüchtig, keine Speicherung | USA (us-east-1) | Standardvertragsklauseln bzw. DPF (Amazon Web Services) |
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland | Hosting der Web-Anwendung und Datenbank (Konto-, Konfigurations- und Nutzungsdaten); Rechenzentrum Falkenstein | nein | Deutschland | kein Transfer |
| Okta, Inc. (Auth0 by Okta / Auth0, LLC), San Francisco, USA | Authentifizierung und Zugangsverwaltung | nein | Europäische Union | Standardvertragsklauseln |
| Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, San Francisco, USA (EU-Vertreter: Sentry Software Netherlands B.V.) | Fehlerprotokollierung ohne Inhalte | nein | Europäische Union | Standardvertragsklauseln |
Nur Amazon Web Services verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen Inhalte, und zwar flüchtig und ohne Speicherung. Alle übrigen Unterauftragsverarbeiter verarbeiten ausschließlich Konto-, Nutzungs- und Fehlerdaten ohne Mandatsinhalte. Die jeweils geltende Übermittlungsgrundlage ergibt sich aus dem mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag und wird auf Anforderung bereitgestellt.
Dienste, die Lexlane als eigene Verantwortliche einsetzt, etwa zur Zahlungsabwicklung, sind nicht Teil dieser Anlage und in der Datenschutzerklärung von Lexlane aufgeführt.